KTPM新益為TPM咨詢公司概述：有人說，TPM管理只適用于制造業(yè)的車間，殊不知，這種想法是多么的幼稚可笑，如今，TPM管理體系已經(jīng)應用到各行各業(yè)，包括企業(yè)的事務間接部門。今天我們就來談談企業(yè)事務間接部門為何要實施TPM管理。

　　事務間接部門TPM管理

　　什么是事務間接部門？事務間接部門是指以性產(chǎn)廠的概念來談間接部TPM的做法，基本上可將事務間接部門視為一座業(yè)務廠， 也有人稱之為“文件作業(yè)工廠”；因此，如何發(fā)揮部業(yè)務職能，以滿足其他部門的業(yè)務需求，這是事務間接部門實施TPM管理時必須把握的基本原則。

　　從這個角度分析可以發(fā)現(xiàn)，事務間接部門和制造工廠類似，同樣存在著不少事務效率損失。在TPM管理中事務間接部門，最有代表性的損失有三大類：品質(zhì)損失、時間損失和物量損失。

　　一、品質(zhì)損失

　　事務間接部門所制作的傳票、報告文件的品質(zhì)，對根據(jù)這些文件采取具體行動的生產(chǎn)部門具有很重要的意義。一旦出現(xiàn)文件傳送錯誤或遺漏的情況，就很可能造成品質(zhì)損失。例如，傳票的記載事項有錯誤、記載欄位有遺漏，都比較容易發(fā)生問題。在事務間接部門中發(fā)現(xiàn)這種錯誤時，還能重寫或補足，但是已經(jīng)造成時間的損失。

　　如果有錯誤、遺漏的傳票流到后續(xù)流程，帶來的損失可能會很大，尤其在現(xiàn)今電腦化程度很高、資訊流通速度極快的情況下，當發(fā)現(xiàn)錯誤時，資料可能已經(jīng)被嚴重誤用，由此花在補救措施上的成本往往是人工作業(yè)時期的數(shù)十倍甚至無可計數(shù)。因此，避免不良品流到后續(xù)流程是事務間接部門工作的基本原則。

　　二、時間損失

　　由于管理混亂或者工作處理不當，會浪費很多工作時間，形成時間損失。時間損失的可能情況包括事務處理延誤的時間損失、尋找文件和檔案的時間損失、情報信息提供延誤的時間損失以及會議時間的損失。

　　1、尋找文件和檔案的時間損失

　　尋找文件和檔案的時間是最典型的時間損失，在事務間接部門的日常工作中大量存在。在實際工作過程中，尋找自己的文件相對比較容易，但要尋找別人的文件就需要花費較多的時間。如果文件的管理者正好不在，無法迅速取到文件，很可能會耽誤重要的事務。

　　為了解決尋找文件和檔案的時間損失問題，通?？梢圆捎霉餐Y料流通的管理辦法，徹底做到無個人文件和檔案，對工作中涉及的文件和檔案集中進行分類和整理，并進行有效的標識。同時，按照5S管理的要求對文件實施定位管理，將重要文件放在規(guī)定的地方，并定時清除無用的文件，從而節(jié)省文件和檔案的查找時間。

　　2、事務處理延誤的時間損失

　　在事務間接部門中，經(jīng)常由于事務處理不夠及時，造成了明顯的時間損失。例如，月底所進行的事務處理與結(jié)果報告應該及時送達經(jīng)營階層和管理階層，如果中間有所拖延，必然會造成行動的延遲。

　　由于事務處理延誤往往會導致企業(yè)失去市場，因此這類時間損失是事務間接部門最需要考慮解決的問題。在事務間接部門推行TPM，要求任何文件在任何部門的停留時間不超過60分鐘，這樣就能大大提高企業(yè)事務處理的速度，產(chǎn)生的效果往往比在生產(chǎn)部門實施TPM管理大得多。

　　4、會議時間的損失

　　最大的時間浪費往往都是會議時間的損失。統(tǒng)計資料表明，由于事先缺乏從事改善的愿望，幾乎90％以上的企業(yè)內(nèi)部的90％以上的會議都是沒有效率的。因此，如何減少會議時間的損失是事務部門亟待解決的重大課題。

　　為了減少會議時間損失，事務間接部門應該堅定改善的決心，大力開展TPM管理活動，只召開有必要的會議。在會議中，要避免會議的冗長而毫無結(jié)果，提高會議的效率。

　　3、情報信息提供延遲時間的損失

　　任何科學決策都是建立在充分詳細的情報信息基礎(chǔ)之上。企業(yè)的最高階層正確地認識現(xiàn)狀，預測環(huán)境的變化，考慮各種方案并預測其影響時，必須參考適時、適量的情報。情報信息提供的時間非常重要，如果情報提供延誤，制定的決策比對手慢一步，就可能會使企業(yè)陷入危機。

　　JIT管理即恰恰趕上零庫存生產(chǎn)管理，這種管理方式的基本核心就是消除來自于庫存、生產(chǎn)運作過程的浪費，是一個拉動系統(tǒng)，即上一道工序的加工品種、數(shù)量和時間由下一道工序的需求確定，零部件供應商的交貨品種、數(shù)量和交貨時間由生產(chǎn)組裝線的進度需求來確定。

　　制造現(xiàn)場所進行的適時管理也可以推廣使用到事務間接部門。通過在間接部門實施文件傳遞的適時管理，就可以有效地節(jié)省文件管理的時間，避免造成情報信息提供延誤的損失。

　　三、物量損失

　　1、物量損失狀況

　　當我們進入很多企業(yè)部門的辦公室，經(jīng)?？梢钥吹睫k公桌上及周邊的文件堆積如山，員工埋首于文件堆中勤奮工作的情景?；蛟S這種景象會給人一種工作忙碌的感覺，但實際上這是公司或部門尚未實施TPM管理的表現(xiàn)。

　　工作場所中文件堆積，給原本狹窄的辦公室造成更大的壓迫感。長期在這種場所辦公的員工工作效率必定不高，員工的情緒、健康也都會受到不良的影響。對工廠而言，這些文件就好像成品或半成品在庫，降低庫存是生產(chǎn)管理中極重要的一個環(huán)節(jié)，因此，在事務間接部門也不能忽視這種在庫問題。

　　我們都知道，TPM管理的核心是全員參與，目標是實現(xiàn)“零”化管理。只要企業(yè)有浪費、有損失，TPM管理就有用武之地，TPM管理就適合你的企業(yè)。